Projektmanagement – richtig angefangen – erfolgreich beendet

 In Projektmanagement

Die Durchführung von Projekten kann sich als ganz schön kniffelig erweisen. Bei der Projektplanung mit mehreren Mitarbeitern ist es schwierig, alle Prozesse so zu koordinieren, dass das gesteckte Ziel auch wirklich erreicht wird. Wenn Sie Pech haben und Ihr Vorhaben nicht richtig organisiert ist, weiß die linke Hand nicht, was die Rechte tut und umgekehrt. Dabei gehen wertvolle Ressourcen wie Arbeitszeit, Geld und auch die Motivation im Projektteam leider nur allzu oft verloren.

Ein gutes Projektmanagement schützt Sie vor Chaos im Unternehmen, denn ein erfahrener Projektmanager behält immer den Überblick. Ob Sie die Projektleitung für Ihre nächsten Projekte selbst übernehmen, einen Mitarbeiter dafür einsetzen oder einen externen Projektmanager beauftragen, hängt von Ihnen ab. Wichtig ist nur, dass Sie Ihr Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss bringen und dazu stehen Ihnen alle Methoden des modernen Projektmanagements zur Verfügung!

 

Was versteht man unter Projektmanagement?

Einzelne Projekte haben den Sinn, ein ganz bestimmtes Ziel zu erreichen. Abhängig von der Größe des Projektes können die Projektplanung und die Durchführung überschaubar sein, weil die einzelnen Prozesse sich in Grenzen halten. Trotzdem ist es auch bei kleineren Projekten empfehlenswert, die Projektleitung einem bestimmten Projektleiter zu übertragen, der allen Mitarbeitern als fester Ansprechpartner zur Verfügung steht. Einer muss schließlich den Überblick behalten und alle Vorgänge koordinieren.

Aber was ist bei größeren Projekten, wenn das Projektteam vielleicht sogar aus vielen Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen und Abteilungen besteht? Was ist, wenn ein Projekt so komplex und langfristig ist, dass es einzelnen Teammitgliedern gar nicht möglich ist, das große Ganze zu sehen? Spätestens dann braucht Ihr Unternehmen einen erfahrenen Projektmanager, der die Methoden des Projektmanagements kennt und die Steuerung aller Prozesse übernimmt.

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Von der Idee bis zum Ziel, Projektmanagement

Nur Effizienz führt zum Erfolg!

Ziel des Projektmanagements ist es, Projekte durch organisierte Führung zum denkbar besten Abschluss zu bringen. Um das Optimum zu erreichen und Auftraggeber zu begeistern, muss ein Projekt von der Projektplanung bis zur vollständigen Durchführung genau durchdacht, koordiniert und überwacht werden. Ein erfahrener Projektmanager weiß, worauf er achten muss. Er weiß auch, wie er die gesteckten Ziele so effektiv wie möglich erreicht. Optimale Arbeitsabläufe sind nur durch systematisches Vorgehen und eine professionelle Organisation möglich. Daher werden beim Projektmanagement die einzelnen Teilbereiche des Projekts so gegliedert, dass die notwendigen Arbeitsschritte überschaubar werden. Das erleichtert die Organisation, die Führung der Mitarbeiter und die Kontrolle der einzelnen Prozesse erheblich.

Sie können sich Projektmanagement bildlich vorstellen. Sie wollen ein Paar Strümpfe stricken und haben einen Korb, der voll ist mit bunter Wolle. Alle Wollknäuel sind verheddert und verknotet. Sie wissen einfach nicht, wo Sie mit dem Sortieren anfangen sollen, bevor Sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen können. Nun kommt ein Projektmanager und übernimmt die Arbeit an Ihrem Wollekorb. Innerhalb kürzester Zeit wird das Chaos durch gezieltes Projektmanagement überschaubar. Hier ist die rote Wolle, dort die grüne, und Sie wissen genau, welcher Mitarbeiter die Stricknadeln hat. Und eine Strickanleitung bekommen Sie auch noch dazu! Sie verschwenden also keine Ressourcen wie Zeit und Nerven.

Wenn durch die erprobten Methoden des Projektmanagements wird ihre Projektplanung klar und überschaubar. Das hat nicht nur den Effekt, dass die Steuerung des gesamten Teams einfacher wird. Es führt auch dazu, dass ein Schritt nach dem anderen gemacht wird – und zwar immer in der richtigen Reihenfolge. Nur durch einen Projektleiter, der bei der Projektplanung die Standards festsetzt, wird es auch möglich, diese Standards regelmäßig zu überprüfen. Auch Auftraggeber nehmen Ihr Unternehmen als professioneller wahr, wenn Ihr Projektmanager alle Schritte regelmäßig strukturiert dokumentiert. Nicht zuletzt die Menschen in Ihrem Projektteam sind motivierter, wenn sie das Gefühl haben, eigene Erfolge zu erleben und sich als Teil des Ganzen fühlen.

 

Was bringt Projektmanagement?

Das oberste Ziel des Projektmanagements besteht darin, in einem vorgegebenen Zeitraum mit einem bestimmten Budget ein Projekt zum Abschluss zu bringen. Und zwar so erfolgreich wie möglich. Dazu muss der Projektmanager mit völlig unterschiedlichen Menschen zusammenarbeiten. Er fördert die Kommunikation im Projektteam, mit dem Auftraggeber, mit externen Kräften, Lieferanten und anderen Beteiligten. Führungsqualitäten und zielführende Kommunikation sind also wichtige Eigenschaften für jeden Projektleiter.

Prozessdokumentation mit professionellen Flowcharts und Aufgabenmatrix.

Ein Projekt braucht eine gute Planung

Auch Nerven wie Drahtseile sind vorteilhaft für die Steuerung eines Projektes. Ein Projektmanager, der immer die Ruhe bewahrt und auch bei Planabweichungen und unvorhersehbaren Schwierigkeiten entspannt bleibt, ist bares Geld wert. Denn obwohl die Projektplanung zu Beginn des Projektes viel arbeitsintensiver erscheint, als wenn Sie einfach direkt loslegen, spart sie im Endeffekt Zeit und Geld. Professionelles Projektmanagement ist also der sicherste Weg, Ressourcen zu sparen und die effektive Führung der Mitarbeiter zu gewährleisten. Und über die Einhaltung der Termine Ihrer Projekte müssen Sie sich auch keine Sorgen mehr machen.

Wie funktioniert Projektmanagement?

Sehen wir uns die Methoden des Projektmanagements doch einfach mal an einem konkreten Beispiel an! Nehmen wir an, Sie möchten mit Ihrem Unternehmen eine kleine regionale Messe organisieren. Das Ziel Ihres Projektes besteht darin, Imagepflege zu betreiben, Ihr Netzwerk zu stärken und Kontakte zu pflegen – zu Geschäftspartnern und Bestandskunden. Und wenn Sie dabei gleich noch etwas für die Neukundengewinnung tun können, ist das umso besser. Sie haben auch schon jede Menge Ideen. Sie wollen in entspannter Atmosphäre Ihre Produkte und Dienstleistungen präsentieren, sich über Innovationen informieren, tolle Gespräche führen, Kunden begeistern und vieles mehr. Aber wie machen Sie das?

Einfach mal eine Halle zu mieten und ein Catering zu bestellen, wird Ihnen nicht viel nützen. Denn plötzlich prasseln jede Menge Fragen auf Sie ein, an die Sie vorher gar nicht gedacht hatten! Wer verschickt eigentlich die Einladungen und wie machen Sie Ihr Event bekannt? Wie steht es mit Genehmigungen, Brandschutzbestimmungen, Toiletten? Wer sorgt für die richtige Stimmung, haben Sie eine Band organisiert oder lassen Sie Musik laufen? Auf welcher Anlage und was sagt die GEMA dazu? Wer schult Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den Besuchern? Plötzlich erscheint Ihre »kleine« Idee nur noch aus Hindernissen zu bestehen. Im schlimmsten Fall haben Sie schon Geld verbrannt. Und Sie stehen in der Branche da als ein Träumer, der immer nur von seinem Event redet, es aber nie veranstaltet. Mit einem erfahrenen Projektmanager an Ihrer Seite haben Sie all diese Sorgen nicht, denn ein Projektleiter kennt die richtigen Methoden und Prozesse, um Ihr Event zu einem vollen Erfolg zu machen!

 

Schritt 1 Evaluierung : Ihr Projekt wird genau definiert!

Zuerst muss Ihr Vorhaben auf die Couch – das heißt, es wird genau analysiert. Welche Ziele haben Sie? Wen und was wollen Sie erreichen? Welches Budget steht zur Verfügung? Über welche Ressourcen verfügt Ihr Unternehmen, was können Ihre festen Mitarbeiter für das Projekt tun? Wer kommt ins Projektteam, wer kann welchen Verantwortungsbereich übernehmen? Ein Projektmanager klärt all diese Fragen für Sie vorab und ermittelt genau, welche Ressourcen noch beschafft werden müssen, um die Durchführung des Projektes zu gewährleisten.

Das Ergebnis, ein SMAT formulierter Projektauftrag der alle Beteiligten durch das gesamte Projekt begleitet und die Fäden zusammenhält.

Schritt 3 Kick Off: Der Start der Alle motiviert

Nachdem alle grundlegenden Chancen und Risiken besprochen und auch definiert sind, beginnt die Arbeit mit dem Projektteam. Nun kommt es darauf an die Kollegen ins Projekt zu bringen. Ein fröhlicher und motivierter Anfang hilft, zukünftige Projekthürden zu überwinden.

Erfolge sind das Ergebnis von kontinuierlicher Analyse, Planung, Umsetzung und Erfolgsmessung.

Das Erfolgskonzept beginnt mit der Anlayse

Schritt 3 Analyse : Die konkrete Planung Ihres Projektes beginnt!

Erst, wenn Sie alles abgesegnet haben, was Ihr Projektmanager vorschlägt, geht es in die heiße Phase der Projektplanung. Dabei wird Ihr schönes Projekt erst einmal in Stücke zerlegt wie eine Pizza. Schließlich kann niemand eine ganze Pizza in die Hand nehmen und essen, ohne sich die Finger zu verbrennen und zu kleckern. Aber einzelne Segmente gehen! Bei der Planung der Details wird also das gesamte Projekt in mehrere kleine Projekte zerlegt. Das Projektteam wird durch die Projektleitung zusammengestellt und die einzelnen Verantwortungen werden verteilt. So weiß jedes Teammitglied genau, was es zu tun hat und kann die wichtigen Meilensteine auch erreichen. Meilensteine sind die Teilerfolge, die auf dem Weg zum Abschluss das Projekt voranbringen!

 

Schritt 4 Umsetzung: Die heiße Phase fängt an!

Jetzt wird es aufregend, denn Ihr Projektteam geht in die Umsetzung der einzelnen Prozesse! Jetzt muss das Projektmanagement flexibel reagieren auf mögliche unvorhergesehene Probleme wie Lieferengpässe, Krankheitsausfälle oder Missverständnisse in der Kommunikation. Ein guter Projektleiter hat jederzeit alles im Blick und ist immer ansprechbar – so liegen alle Entscheidungen in einer Hand und es kann kein Chaos ausbrechen!

 

Schritt 5 Abschluss: Das Ende Ihres Projektes führt zu neuen Erkenntnissen!

Ihr Event ist über die Bühne gegangen, die geladenen Gäste waren begeistert, Ihr Projektteam ist zusammengewachsen. Denn Ihre Mitarbeiter haben mit der Hilfe des Projektmanagements große und kleine Katastrophen zusammen gemeistert und tolle Ergebnisse erzielt. Trotzdem ist nach jedem Projekt eine Analyse wichtig. Denn Ziel des Projektmanagements ist es ja, auch kommende Projekte noch besser umsetzen zu können. War die Ablaufgestaltung wirklich optimal oder lässt sie sich noch verbessern? Waren alle Prozesse während des laufenden Projektes für alle Teammitglieder transparent? Wie stand es mit der Kommunikation, wurden Konflikte konstruktiv gelöst? Wurden die anvisierten Standards wirklich erreicht? All diese Fragen sind wichtig für den Projektleiter, um die Methoden zu verfeinern und die Steuerung bei kommenden Projekten noch reibungsloser umzusetzen!

BTB Beratung für die Textil- und Bekleidungsindustrie; Dipl. Ing. Textil Martin Grosse

Ab wann ist Projektmanagement sinnvoll?

Im Grunde genommen ist Projektmanagement immer sinnvoll, denn es erlaubt Ihnen ein planvolles und effektiveres Vorgehen. Selbst, wenn Sie nur am Wochenende Ihre Garage aufräumen, betreiben Sie eigentlich schon Projektmanagement, ohne darüber nachzudenken. Sie überlegen, was getan werden muss und in welcher Reihenfolge Sie die einzelnen Vorgänge am besten ausführen. Bei Projekten im beruflichen Bereich haben Sie es aber leider oft mit größeren Projekten als einer unordentlichen Garage zu tun.

Sobald Sie es mit mittel- oder sogar langfristigen Projekten zu tun haben, wird ein professionelles Management sinnvoll, denn so laufen Sie keine Gefahr, in Zeitlöcher zu fallen. Auch wenn Geld im Spiel ist, ist es natürlich immer sinnvoll, auf eine erfahrene Projektleitung zu setzen. So können Sie sich nicht verkalkulieren! Und dann sind da ja auch noch die lieben Mitarbeiter. Wenn Sie an die Führung Ihres Teams denken, wird Ihnen vielleicht schon ganz anders.

Der Herr Müller meint es sicher gut, aber er spielt so gern den inoffiziellen Chef und gibt einfach Anweisungen ohne Absprache. Der Herr Meier könnte sicher so viel mehr tun, als Kaffee zu kochen und die Computer zu pflegen. Aber der ist frisch von der Uni und traut sich noch nicht, eigenverantwortlich zu arbeiten. Und die Frau Schmidt ist eigentlich in der Buchhaltung total unterfordert, die kann doch so toll mit Menschen umgehen! Liegt da nicht Potenzial brach? Spätestens, wenn Sie über all diese Dinge grübeln, sollten Sie sich nach einem erfahrenen Projektleiter umsehen, der die Projektplanung und die Führung des Teams für Sie übernimmt!

 

Darauf sollten Sie beim Projektmanagement achten

Die Arbeitswelt ändert sich rasant und Unternehmen stehen vor immer neuen Herausforderungen. Technische Innovationen, die digitale Revolution, neue Trends im Direktmarketing, der Umgang mit neuen Medien – die Liste der komplexen Anforderungen wird immer länger. Da müssen Sie als Unternehmer immer flexibel bleiben und schnell reagieren. Projektplanung wird also immer wichtiger, denn so behalten Sie den Überblick und können einzelne Vorgänge im Unternehmen viel besser strukturieren. Der gezielte Einsatz von Projektteams unter einem erfahrenen Projektleiter ist die effektivste Methode, den Ansprüchen der Arbeitswelt flexibel zu begegnen.

Achten Sie aber bei der Auswahl der Projektleitung auf einen Manager, der Erfahrung in Projketen mitbringt und sich in der Thematik zuhause fühlt! Wir leben inzwischen in einer Welt der hoch qualifizierten Spezialisten und auch die Projektleitung erfordert in den meisten Fällen gewisse Spezialisierung. Wenn Sie in der Textilbranche mit innovativen Projekten auf sich aufmerksam machen wollen, ist ein Projektleiter mit jahrelanger Erfahrung in der Baubranche einfach die beste Wahl. Suchen Sie also einen Projektleiter, der die Vorgänge in Ihrer Branche kennt und Erfahrung mit den Methoden des Projektmanagements hat – dann sind Sie auf der sicheren Seite und der Erfolg kann kommen!

Teamarbeit die Spass macht

Daumen, ein erfolgreiches Projekt ist abgeschlossen.

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